Efficiency【能率向上学】 - ソフィー・ジ・アカデミー

「毎日忙しいけど、その割にあまり満足感が得られない」そんなふうに感じている人は決して少なくないのではないでしょうか。もしかしたら私たちは本当に大切なことを後回しにしていて、実はあまり大切ではないことばかりに時間を使ってしまっているのかもしれません。忙しくて自分のための時間がとれないでいる人、自分が本当に何をしたいかわからなくなっている人、とにかく身の回りが雑然とし過ぎて集中できないでいる人などに、特にこの講義をおすすめします。この講義では以下のことを学びます。

なぜ「より少ない」方が成果が上がるのか
成果を上げるための「制限」の作り方
「本当に大切なもの」を選ぶ方法
新しい習慣を定着させる方法
E-mailやInternetとのつきあい方
「シンプルタイムマネジメント」法
「シンプルファイリング」法
ゴールセッティングのコツ

講師は、ソフィー・ジ・アカデミー助教授の棚橋智宏です。

2009/7/22(水）脱皮宣言！

こんにちは。棚橋です。前回の「口コミマーケティング学」に引き続き今回、「能率向上学」でもこのコーナーを担当することになりました。今回の講義のテキストは “The Power of LESS” です。僕はこの講義にはかなりの期待をしています！実は、、、正直なところ僕は今、仕事がいっぱいいっぱいの状態です。

もちろん、どれも自分がやりたくて、選んでやっている仕事なのですが、いつのまにか、手が回らなくなってしまっているもの、時間の関係で中途半端になってしまっているものがいくつかあります。休みの日にも仕事を進めたりしているものの、ぜんぜん追いついていません。

あれもやらなきゃ。これもやらなきゃ。いつも、そんなふうに頭がぐるぐるしています。忙しさの中でいつのまにか「やりたい仕事」が「やらなきゃならない仕事」へと変化してきています。だから、是非ともこの状態を改善したい。もっと、クリエイティブになって、時間に、気持ちにゆとりをもって仕事がしたい。そんなふうに思っています。

これが、僕がこの「能率向上学」の講義に期待を寄せている理由です。そして、3ヵ月後に「今ある『忙しい』という状態から完全に脱皮する！」という目標をもってこれからこの講義を学んでいきたいと思っています。3ヶ月間よろしくお願いします。

2009/7/23(木）準備はOKですか？

僕は「今ある『忙しい』という状態から完全に脱皮する！」という目標を立てました。この目標を達成するためにまずはナナメ読みしながら知りたいことを書き出していこうと思います。あなたはこの「能率向上学」からどんなことが知りたいですか？また、それをどんなことに役立てていきたいですか？この質問は学習ステップスの一番最初に書いてありましたね。もし、まだ考えていないようなら、少し時間をとって考えてみましょう。

考えにくい場合には、この用紙をダウンロードして書き込んでみるといいと思います。クリックするとダウンロードできます。

ちなみに僕が記入したものはこんな感じです。クリックすると拡大して見られます。

これでこの講義を始めるにあたっての準備はOKです！次回から早速テキストの内容に入っていきましょう！！

2009/7/29(水）「制限」がインパクトを与える？（1）

テキストでは「Less＝より少ない」ことがよいと言われています。でも、なぜ「より少ない」ことがパワフルなのか。なぜ、「より少ない」ことが能率の向上につながってくるのか。Ch.1で、著者は、その理由について説明しています。そのうちの一つ。

“The Lessons of The HAIKU” (5ページ）

ここで著者は、「俳句」を例に挙げて説明しています。ご存じの通り、俳句というのは文字数に「制限」があります。普通の文章に比べ、圧倒的に文字数が少ない。でも、だからといってなにも伝えられないわけではありません。むしろ、俳句の中にはものすごいインパクトのあるものがたくさんありますよね。たった17文字の文章で、あれだけのインパクトを与えられる文章は俳句の他には、まずないでしょう。

どうして、この短い文章が大きなインパクトを与えられるのか。それは、俳句には文字数の「制限」があるからだ、と著者はいっているのです。いったい、どういうことなのでしょう？「制限」がなぜ、インパクトを生むのでしょう？

2009/7/30(木）「制限」がインパクトを与える？（2）

俳句は文字数に「制限」があるからこそインパクトが強くなる。そう、著者は言っています。いったい、どういうことなのでしょう？ “The Lessons of The HAIKU”のところを見ていくと、こんなことが書かれていました。

Principle 1 By setting limitations, we must choose the essential. Principle 2 By choosing the essential, we create great impact with minimal resources. （6ページ）

「制限」があることによって余計なものが省かれ、本当に必要なものだけにエネルギーを注ぐことができるのだ、とあります。俳句の場合、 5・7・5の文字数に合わせて言葉を取捨選択し、最もふさわしいものを選ぶ。文字数の「制限」があるからこそ純度の高い、素晴らしい作品が作れるんですね。

これまで僕は「より多く」の言葉で伝えるほうがいいとなんとなく思っていました。でも、振り返ってみると、「より多く」伝えようとしたときのほうが相手にわかってもらえないことが多かった気がします。相手がわかってないな、と感じたときにはさらに多くの言葉を加える。そしてもっと相手を混乱させる・・・そんなことも結構ありました。

「制限」というと制約を受ける感じがして、パワーを奪われるイメージがあったのですが、実はそうじゃなかった。まさに、この「制限」こそが僕たちにパワーを与えてくれるものだったんですね！なんだか自分にも何かの「制限」をかけてみたくなりました！！

2009/8/9(日）僕の「制限」

前回の「俳句」の例を参考にしてこの「いっしょにやってみよう！」は、「500字以内で書く」という制限でやってみたいと思います。制限をかけることでより分かりやすく、インパクトのある文章を書くことを目指したいと思います。

みなさんは何か「制限」をかけるものを思いつきましたか？俳句の例だけではちょっとイメージしづらいかもしれません。他にはどんな「制限」があるか、またどのように「制限」を考えていったらいいのか、次回みていきましょう。

2009/8/13(木）制限の作り方

具体的な「制限」の例をみてみましょう。たとえば、8ページにはこんな「制限」の例が載っています。

メールに関して →メールチェックを1日2回までに「制限」する →メールの返信を5通までに「制限」する
仕事のプロジェクトに関して →プロジェクトの数を3つまでに「制限」する
持ち物に関して →持ち物を200個までに「制限」する

これを読んで、僕も自分のことを振り返ってみました。それほど多くないんじゃないかな、と予想していましたが・・・。だいたいの数を数えてみると、メールチェックは1日5回以上、持ち物は本だけで200冊を越えていました！実際にこうやって見てみると自分が思っているよりも多いことにびっくりしました。あなたはどうでしたか？

こうした例を参考にしてまずは自分にとって多すぎるものを考えてみると「制限」が作りやすくなりそうです。もし、具体的な制限が思いつかない場合は、

・Which areas of my life are overwhelming?
・What would I like to simplify? （9ページ）

という質問をまず考えてみるといいようです。自分が何にエネルギーをとられているのか、何に「制限」をかければいいのか、だんだんはっきりしてくると思います。

2009/8/29(土）新しい習慣を作ろう！（1）

チャプター５には新しい「習慣」を作る方法が紹介されています。この方法は著者のﾌﾞﾛｸﾞ(Zen Habits)の読者（読者数10万人以上）からも非常に好評の方法らしいです！この前、「毎朝運動をする」という習慣作りをたった２日であきらめてしまった僕としては非常に気になります。いったい、どんな方法なのでしょう？

2009/9/1(火）新しい習慣を作ろう！（2）

著者イチオシの新しい習慣を作る方法は次の5つのステップです！

Select one habit for the Challenge.
Write down your plan.
Post your goal publicly.
Report on your progress daily.
Celebrate your new habit!

特に僕が参考になる、おもしろい！と思ったのはステップ１の “Select one habit for the Challenge.” 新しい行動をあれこれするよりも、一つの行動に絞って、それを「習慣」にする方が人生の質をより高くできるということなんです。そして、その1つのことを1ヵ月間続けてみることが提案されています。

「1つの行動」に絞ってそれを習慣化させることに全力を注ぐことはまさに”Less”の考え方ですね。あなたの人生に一番大きな影響を与えると思う習慣を「一つだけ」選ぶとしたら、それはどんなものでしょう？

2009/9/3(木）新しい習慣を作ろう！（3）

新しい習慣を作るポイントは「一つの行動」に絞ってそれを一定期間、集中的に続けることでした。では、あなたの人生に一番大きな影響を与えると思う習慣を「一つだけ」選ぶとしたら、それはどんなものでしょう？

いきなり決めるのは難しいかもしれません。まずは、考えやすくするために今、習慣にしたいと思っていることを思いつくまま書き出してみましょう！僕の場合は・・・

部屋の整理を毎日する
仕事を始める前に、その日やることを書き出す
朝の運動
背筋を伸ばして歩く
仕事の目標を毎日確認する
朝、一つの質問を投げかけて、それを考えながら一日過ごす
毎日、日記を付ける
忙しいときでも相手を見てあいさつする

・・・など 20個以上、出てきました。書き出してみて思ったのは、どれも以前、習慣にしようと思ってやったことがあることばかり。どれだけ自分が習慣作りに失敗してきたかよくわかります。。

あなたはいくつくらい思い浮かびましたか？リストアップしたら「これから1ヶ月かけて習慣にしたいこと」を1つだけ選びましょう！僕は、「朝、一つの質問を投げかけて、それを考えながら一日過ごす」にしたいと思います。僕の場合はここまでで、3つめのステップまで進んだことになります。

このあとは、毎日記録をつけて、 1ヶ月後にこれが習慣になっていたら「お祝い」をするというステップに進みます。うーん、楽しみになってきました。34ページにあるこの5ステップ、とてもシンプルでやりやすいので参考にしてやってみましょう！

2009/9/7(月）学習塾でも実践！（1）

さぁ、いよいよパートⅡの実践編を見ていきましょう。まずはチャプター７

Simple Goals and Projects

この章では目標（ゴール）を１つに制限し、それに向かってエネルギーを集中させる、という方法を紹介しています。実はこの夏、ソフィー学習塾では、この方法を取り入れて、とても大きな効果がありました。具体的にどんなことをしたかというと。。。

2009/9/8(火）学習塾でも実践！（2）

ソフィーでは「自分で目標を決め、学習計画を立てる」ということを大切にしています。目標がしっかり決まっていないと、エネルギーが分散され、頑張っているのにあまり成果が出ないということになってしまいます。

例えば、学習塾でよく見られるパターンは、英検の勉強を始めてもう少しで合格点をとれそうなのに、数学のテスト勉強に気がいってしまって、どちらも中途半端になる、、、など。

夏休みなどある程度まとまった期間を取れるときは、成果を見るのにとてもよい機会。そこで、今年の夏期講習では、「一つの目標にエネルギーを集中すれば必ず成果が出る」ということを実感してもらうために、 “Simple Goals”のアイデアを使い学習を進めてもらうことにしました。

2009/9/9(水）学習塾でも実践！（3）

具体的には、夏期講習のゴールを１つだけ決めるということをしました。まずは、夏期講習が始まる前に「夏休みに何ができるようになりたいか」「夏休みに何を達成したいか」といったゴールを生徒に考えてもらいました。中には、ゴールを３つくらい決めている子がいましたが、そういう場合は、優先順位を決めて、 1つずつ達成していくように伝えました。

また、決めた目標を忘れないようにするため、毎日使う学習記録表の一番上に目標を書いてもらいました。そして、夏期講習の間1ヶ月間、毎回その目標を確認しながら決めた目標に対して必要だと思う学習を必ず１つは進めるようにしました。

すると・・・

2009/9/10(木）学習塾でも実践！（4）

「ゴールを１つだけ決め、1ヶ月間続ける」ということをやってみた結果、予想よりもずっと大きな成果をあげることができたました！ほとんどの生徒が、夏期講習中に自分で決めた目標を達成し、さらに、第２目標を達成する子もいました。また、目標に達しなかった子も自分の進歩をはっきりと感じることができたようです。

良かった点は ①１つの目標に向けて継続して学習をするので、必ず進歩がある。 ②目標が決まっているので、その日に何を学習するのか考えやすい。 ③目標を達成したときの喜び（達成感）を強く感じることができる。です。

“Simple Goals”は簡単にできてしかもとてもすごい効果があります！ぜひ参考にしてやってみてください。

2009/9/15(火）忙しさから脱皮中！！

能率向上学を学び始めて 2ヶ月がたちました。このテキストには人生をシンプルにするための実践例がたくさん載っています。そのいくつかを実践するうちに、僕の身の回りはどんどんシンプルになってきています。その結果、だんだん気持ちに余裕が生まれてきているのを感じています。精神的な忙しさからも少しずつ脱皮しつつあります！

この前、久しぶりに仕事のことを全く考えない日がありました。休みの日でも職場に行ったり、スターバックスなどで文章を書いたりしていた自分にとってはすごく新鮮な一日になりました。いい意味で生活にメリハリがついてきています。こんな風に生活に変化が起こっているのは、本当に必要でないものを意識的に省いてきたからだと思います。

この2ヶ月で、僕が忙しさから脱皮するためにやってきたことを紹介したいと思います。

2009/9/16(水）Ｅメールのシンプル化に成功！（1）

まず、忙しさから脱皮するためにＥメールをシンプルにしました。実は、この「能率向上学」を学び始めた頃、学長の三浦からGmailを勧められました。理由はメール検索が速いから。Googleは検索に関しては、世界トップレベルの技術を持っています。また、Gmailは別の理由で著者も勧めています。

77ページ I recommend using Gmail, as it has the best spam filter possible.

僕もGmailを使いはじめてからスパムメールが受信トレイに全く入らなくなりました。今まではスパムメールが非常に多く、その選別だけでも非常に手間でした。さらに、Gmailにする前は Outlookを使っていたので、パソコンを立ち上げてからメールの受信をしていました。スパムメールを合わせると 1日150件近くメールの受信をしていたので、それだけで多くの時間が取られていました。

ところがGmailにしてからメールの受信時間は０。まったく時間がかからなくなりました！これは非常に楽です。

2009/9/17(木）Ｅメールのシンプル化に成功！（2）

さらに、著者が勧めているのは・・

Limit Your Time In E-Mail（74ページ）

です。Eメールにかける時間に「制限」をかけることを提案しています。僕が実践してみたのは 9行目に書いてある

Number of times per day.

です。メールチェックの回数に「制限」をかけました。具体的には「メールチェックは1日2回まで」にしました。最初は難しいと思ったのですが、これもGmailにしたおかげで自然に習慣にすることができました。今までのOutlookではワンクリックでメールがチェックできたのに対し、Gmailでは、インターネットを立ち上げて、 Gmailのログインページを開き、アカウントとパスワードを入力してやっとメールがチェックできます。これが結構めんどうくさいんです。

でも、だからこそ、無駄にメールを開くことがなくなりました。本当に必要なときだけメールチェックをするようになったんです。これにより、メールチェックに使っていた時間がだいぶ削除できたと思います。さらに、もう一つメールをシンプルにするためにやってみたことがあります！

2009/9/22(火）Ｅメールのシンプル化に成功！（3）

Ｅメールをシンプルにするためにさらに実践してみたことがあります。それは、「メルマガの数」に制限をかけること。テキストの７６ページ

Reduce Your Incoming Stream

を読んで、メールの数を減らす方法について考えました。僕の場合、メルマガにいくつか登録しているので本当に読みたいベスト３を決めて、それ以外はすべて登録解除をしました。これによって、さらに受信トレイが整理されました。メルマガを減らしてみて思うことはメールチェックなどの時間的なゆとりが増えただけでなく、余計なことに頭を使わなくなった、ということです。

情報が頭に入ると、少なからず、余韻が残ります。それについて考えてみたりなんとなく気になってしまったり。必要な情報ならともかく、必要以上の情報に振り回されるのは集中したいときには逆効果だと感じました。また一つ、生活がシンプルになりました！さらに、さらに、今度はインターネットをする時間も大幅に削ることに成功しました！

2009/10/1(木）忙しさから脱皮してみて思うこと（1）

「忙しい、忙しい・・」そう思っていたのは実は「自分自身の精神的なゆとりのなさ」が原因だったのだと改めて感じました。そして、そのゆとりを奪っていたものは・・「インターネット」「Ｅメール」「パソコン」「本」こういったものが自分から時間を奪い、忙しく感じさせているんだと気がつきました。

もちろん、どれも仕事や生活に必要なものです。ただ、必要以上にこれらのことに時間をかけ、自分で自分を忙しくしていたことに気がついたのです。

実は、2ヶ月前、ノートパソコンがウィルスにやられてしまい使えなくなってしまいました。それまでは、毎日2時間以上使い家と職場を一緒に往復していたパソコンです。最初は非常に困りました。ところが、1週間たって、あることに気がつきました。パソコンがなくてもなんとかなるのです！

それからは文章を書くのは基本的にワープロの機能しかないポメラで行うことにしました。メールの返信などで本当にパソコンが必要なときだけ職場のパソコンを使って仕事をするようにしました。家でもインターネットをほとんどしなくなりました。パソコンが使えなくなったことで、逆に仕事や日常生活にゆとりがもてるようになりました。

それまで、僕はノートパソコンを仕事や私生活の「必需品」だと思っていました。ところが、それはただの「思いこみ」だということに気づかされました。

2009/10/2(金）忙しさから脱皮してみて思うこと（2）

思えば、僕は今までいろんなものに「振り回されて」きた気がします。「便利なもの」や「都合のいい考え方」、「周りの人の視線」などなど・・そういったたくさんの「もの」「人」「価値観」などとの関わりの中で自分自身を見失っていた。結局のところ周りに「振り回されて」いるだけで自分にとって本当に大切なものを「選んで」いなかったのだと思います。それが、自分からゆとりを奪い、忙しさを感じさせている原因だったのだと思います。

だから、この”Power of Less”の考え方は非常に救いになりました。便利なものに「振り回される」のではなく、自分にとって本当に必要なものを「選ぶ」。そして、必要ないものを省く。それを「制限をかける」という仕組みを使うことで自然にできるようになりました。

これからもきっと「忙しい」と感じることがあるでしょう。でも、そんなときこそこの「能率向上学」で学んだことを活かして、「自分にとって本当に大切なものは何か」ということを考えていきたいと思います。

3ヶ月間ありがとうございました。